Aviso de privacidad para reclutas

I. RESPONSABLE:

COMERCIALIZADORA ALMACENES GARCIA DE MEXICO, S.A. DE C.V., con domicilio en Venustiano Carranza número 91, Colonia Centro de la Ciudad de México, Área 6, Alcaldía Cuauhtémoc, C.P. 06060, en la Ciudad de México es la empresa que tendrá el carácter de “Responsable”, para la protección de sus Datos Personales.

Elsponsable” dará a conocer al “Titular”, el presente Aviso de Privacidad (el “Aviso“) a través de un documento escrito, al momento de su primera entrevista de trabajo o a través de la página web por medio de la cual haya hecho llegar al “Responsable” su solicitud de trabajo.

Se entenderá por “Titular” toda persona física identificable, interesada en presentar una solicitud de trabajo y llevar a cabo una entrevista laboral con el “Responsable”, a quien le corresponde otorgar la autorización para el uso de sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles.

Se entenderá por “Recluta” todo individuo interesado en presentar una solicitud de trabajo y llevar a cabo una entrevista laboral para iniciar un proceso de reclutamiento y selección de personal, con el “Responsable” para laborar en sus oficinas administrativas o en algún otro punto que éste le indique. (“Sitio”).

El “Responsable”, en lo individual, protegerá los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles del “Titular” en términos del presente Aviso.

Este documento tiene como finalidad el asegurar la privacidad de la información personal del “Titular”.

El “Responsable” observa los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, confidencialidad, consentimiento, información, calidad, lealtad y responsabilidad en la protección de los Datos Personales del “Titular”, que llegue a manejar. Por esta razón, el “Responsable” directa e indirectamente recopila del “Titular”, sus datos personales y datos personales sensibles, a través de los siguientes medios:

• Recepción voluntaria de solicitud de empleo;
• Recepción de documentos que contengan dichos datos (tales como acta de nacimiento, credencial para votar, pasaporte, currículo vitae, cédula profesional);
• Confirmación de datos personales u obtención de otros, adicionales, derivado de la elaboración de algún estudio socioeconómico;
• Confirmación de información con referencias laborales y/o personales;
• Entrevista (presencial, telefónica o mediante el uso de plataformas tecnológicas);
• Páginas WEB (tales como IMSS, INFONAVIT, RENAPO, SAT, OCC, Facebook, CompuTrabajo).

II. TIPO DE DATOS QUE SE TRATARÁN DEL “TITULAR”:

Primera entrevista:

Los “Datos Personales” que necesariamente el “Responsable” tratará del “Titular” serán: nombre(s), apellidos, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, lengua materna, estado civil, domicilio particular, correo electrónico, número de teléfono particular, número telefónico de contacto o recados, número de teléfono celular, datos personales contenidos en su identificación oficial vigente, Número de Seguridad Social (en su caso), trayectoria académica e instituciones en donde cursó sus estudios, idiomas que domina, manejo de paquetería y/o programas de cómputo, nombre del cónyuge o concubina, así como de los hijos y de sus ascendientes, si actualmente se encuentran estudiando, fotografía, registros de imagen (que pueden ser recopilados por nuestro sistemas de video vigilancia, CCTV).

Los “Datos Personales Sensibles” que necesariamente el “Responsable” tratará del “Titular” serán: Registro Federal de Contribuyentes (RFC), número de cédula profesional (en su caso), Clave Única de Registro de Población o CURP (en su caso), datos de contacto de quienes sean sus referencias personales y profesionales, pertenencia a sindicatos o clubes, así como datos de salud, financieros y de otro tipo durante la segunda y subsecuentes etapas del proceso de reclutamiento y selección, tal como se señala más adelante.

Por lo que se refiere a la experiencia laboral, se le solicitará el nombre, domicilio y teléfono del patrón actual y/o anteriores; puesto y funciones del trabajo actual y/o anteriores; nombre y puesto del jefe inmediato actual y/o anteriores; fecha de ingreso y salida del o los trabajos anteriores; sueldo inicial y final del o los trabajos anteriores; motivo de salida del o los trabajos anteriores; así como las calificaciones de desempeño (puntualidad y asistencia), así como referencias personales y/o laborales.

En el caso de “Reclutas” de nacionalidad extranjera, se les solicitará además de la información señalada en los puntos anteriores, la documentación migratoria vigente donde demuestren que se encuentran legalmente en el país y que tienen autorización para trabajar en México.

Segunda entrevista y subsecuentes:

Cuando el “Titular” haya aprobado la primera entrevista de trabajo, el “Responsable” necesitará tratar de aquél, además, los siguientes Datos Personales y Personales Sensibles:

1. Estudio Socioeconómico. - Para algunos de nuestros reclutas “Sitio” y para todos los reclutas de áreas administrativas, se le requerirán datos personales varios, derivados de practicarle un estudio socioeconómico de su entorno, historial de demandas laborales, dato histórico de pertenencia a sindicatos, así como de aplicarle a todos los reclutas pruebas psicométricas de valores, inteligencia y personalidad.
2. Datos Personales de Salud.- Asimismo, en algunos casos, por cuestiones de controles internos y de seguridad hacia nuestros potenciales colaboradores, el “Responsable” necesitará tratar este tipo de Datos Personales Sensibles, durante la realización de una serie de preguntas sobre su estado de salud, con el fin de establecer su condición de salud actual, padecimientos crónicos, antecedentes médicos o temas relacionados con lesiones o prescripciones médicas a las que actualmente el “Titular” se encuentre sujeto.

***El “Responsable” puntualiza que el tratamiento de estos de datos de salud lo realizará con el único fin de cerciorarse que el “Titular” pueda desarrollar las actividades relacionadas con la posición laboral a la que aspira, sin comprometer su integridad física y pensando siempre en su beneficio, como potencial integrante del equipo administrativo o de “Sitio”. El tratamiento de esta información será realizado únicamente por el “Responsable”, el cual no transferirá dichos datos a tercero alguno. El “Responsable” confirma que el uso de estos datos de salud no tendrá como finalidad el ejercicio de discriminación laboral o de alguna otra naturaleza, hacia el “Titular”. ***

Otros Datos Personales Sensibles: Recabará el “Responsable” datos de contacto de familiares o conocidos para emergencias, número de acreditado ante FONACOT, INFONAVIT o equivalentes (en su caso), constancia vigente de número de semanas de cotización (en su caso), como requisitos previos para tomar la decisión sobre su potencial contratación.

III. FINALIDAD:

El “Responsable” informa al “Titular” que sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles, se utilizarán para las siguientes finalidades esenciales:

• Efectuar el proceso de selección y reclutamiento de personal para posiciones que el “Responsable” se encuentre ofertando; considerando que si la oferta se realiza por redes sociales, el aspirante podrá contactarse y sus datos estarán protegidos al amparo de la política de la red social a la cual el Recluta libremente se haya suscrito, así como a nuestras políticas en la materia, a partir del momento que el “Responsable” tenga el primer contacto con dicha información de manera clara y directa.
• Confirmar los antecedentes laborales y profesionales del “Titular” con las personas que haya autorizado para ello;
• Identificar los riegos en la contratación;
• Integrar el expediente del “Recluta” para fines de consulta, confirmación y valoración;
• Ubicar los rangos salariales de las vacantes con fines estadísticos;
• Considerar la región donde el “Titular” tiene posibilidad de laborar para intentar ofrecerle una posición en dicha plaza o en alguna cercana;
• Almacenarlos en servidores propios y administrarlos con apoyo de personal del “Responsable”, contratistas y otros Encargados que seguirán las estrictas instrucciones escritas de dicho “Responsable”;
• En el caso de reclutas “Sitio”, recabar y administrar los datos del “Titular” por conducto de una persona asignada para esas funciones;
• En caso de no ser seleccionado el “Titular”, para que el “Responsable” comparta sus Datos Personales de contacto y curriculares con otras empresas, a fin de promover al “Titular” con miras a que este último pueda colocarse laboralmente;
• Cumplir con todas las obligaciones en términos de ley y que sean necesarias para llevar a cabo la relación que le vincula con el “Titular”, y finalmente;
• Trasladar su expediente laboral al lugar donde el “Recluta” pudiera ser asignado para colaborar, sujeto a que apruebe el reclutamiento (aplica sólo para “Titulares Sitio”);
• Terminado el proceso de reclutamiento y selección de personal, tratar y conservar los Datos Personales y Personales Sensibles durante un periodo de 12 (doce) meses, así como iniciar su proceso de bloqueo, cancelación y supresión total y definitiva.

IV. TRATAMIENTO DE DATOS AL INTERIOR DEL “RESPONSABLE” (“REMISIÓN DE DATOS”):

El “Responsable” compartirá, en remisión, parte de los Datos Personales del “Titular” con empresas y/o profesionistas para que le apoyen con el proceso de reclutamiento y selección de personal. El “Responsable” vigilará que esa información se utilice exclusivamente para lo que éste instruya, a fin de proteger la privacidad del “Titular”.

V. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES Y CON FINES DE MERCADEO:

El “Responsable”, de manera eventual y sólo cuando el “Titular” (caso de oficinas administrativas únicamente) otorgue su consentimiento de manera previa y por escrito, transferirá los Datos Personales de contacto y curriculares del “Titular” a terceros y con el fin de promoverlo en las reuniones de intercambio de cartera que ya se han señalado.

La transferencia podrá realizarse, sin el consentimiento previo y expreso aquí mencionado en los casos previstos por el artículo 37 de la ley de la materia.

El “Responsable” informa al “Titular” que no envía de ninguna forma, ni por ningún medio publicidad con fines comerciales o mercadotécnicos.

VI. LIMITACIÓN DE USO, DIVULGACIÓN Y PLAZO PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y PERSONALES SENSIBLES:

El tratamiento de los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles será el que resulte necesario, adecuado, relevante y conveniente en relación con las finalidades previstas en este Aviso.

El “Responsable” conservará los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles del “Titular” por un plazo de 3 (TRES) meses, contados a partir del momento en que los Datos Personales del “Titular” dejen de ser necesarios de utilizar por el “Responsable”, conforme a las finalidades de uso para las cuales fueron recabados; la cancelación y supresión de los mismos quedará sujeta al vencimiento del plazo antes mencionado, como parte de sus finalidades de tratamiento de información personal.

VII. PROCESOS PARA RECABAR, ALMACENAR Y RESGUARDAR LOS DATOS PERSONALES:

Los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles recopilados del “Titular”, se resguardarán en una base de datos interna del “Responsable”, a la cual únicamente tienen acceso los colaboradores que se encargan de los Sitios, el área de reclutamiento y selección de personal (en su caso). Las modificaciones y la supresión de los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles se realizarán directamente en la base de datos, sin que intervengan otros medios.

El “Responsable” adoptará y llevará a cabo las medidas administrativas, físicas y técnicas que considere necesarias y suficientes para respetar los términos y condiciones de este Aviso y mantener la confidencialidad de los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles, por sí mismo o por terceros, con los que guarde alguna relación contractual, mismas que se señalan de manera enunciativa y no limitativa a continuación:

Las personas que tienen acceso a dichos Datos Personales y a los Datos Personales Sensibles se encuentran sujetas y se rigen bajo convenios de confidencialidad en donde se comprometen a resguardar con total confidencialidad la información a la cual tiene acceso y a usarla de manera prudente sin alterar la base de datos del “Responsable”, ni afectar ninguno de los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles del “Titular”.

VIII. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN (ARCO):

El “Responsable” proveerá gratuitamente al “Titular” los medios necesarios para hacer valer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición a sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles (en lo sucesivo los Derechos “ARCO”), a través del envío de un correo electrónico pacífico y respetuoso dirigido al “Responsable” quien gestionará las solicitudes de derechos “ARCO” a través del correo electrónico que se menciona a continuación:

Correo electrónico: proteccion.datos@agarcia.com.mx El “Titular” deberá ejercer cualquier modalidad de derecho “ARCO” mediante el envío de un correo a la dirección electrónica señalada en los datos del párrafo anterior. Dicho correo electrónico deberá cumplir los requisitos contemplados en el artículo 29 de la “Ley”, que son:

1. El nombre del “Titular” y domicilio u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud;
2. Los documentos que acrediten la identidad del “Titular” o, en su caso, la identidad y acreditación de su representante legal;
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados, y;
4. Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales.
5. Para el caso de las solicitudes de rectificación el “Titular” deberá indicar las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición.

El “Responsable” comunicará al “Titular” su respuesta, respecto de la procedencia o imposibilidad de la solicitud, en un plazo de 20 (veinte) días hábiles, contados desde la fecha en que recibió la petición. En caso de que resulte procedente, el “Responsable” deberá implementarla dentro de los 15 (quince) días siguientes de aquel en que haya notificado su procedencia. Estos plazos podrán ser ampliados en una sola ocasión, por causa justificada, debiendo el “Responsable” informar al “Titular” la situación oportunamente. Estas notificaciones se enviarán al “Titular “a la misma dirección electrónica desde la cual haya hecho llegar su solicitud de derechos “ARCO”.

El “Titular” tendrá la obligación de actualizar sus Datos Personales y sus Datos Personales Sensibles, con el fin de evitar algún conflicto en el tratamiento de los mismos en el futuro.

El “Responsable” podrá negar el acceso a los derechos “ARCO”, en los siguientes supuestos con fundamento en el Artículo 34 de la “Ley”:

1. Cuando el solicitante no sea el “Titular” de los datos personales o de los datos personales sensibles, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
2. Cuando en su base de datos no se encuentren los datos personales del solicitante;
3. Cuando se lesionen los derechos de un tercero;
4. Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente que restrinja el Acceso a los Datos Personales o que no permita la Rectificación, Cancelación u Oposición de los mismos;
5. Cuando la Rectificación, Cancelación u Oposición haya sido previamente realizada.

El “Responsable” comunicará al “Titular” su respuesta por correo electrónico en un plazo de 20 (Veinte) días hábiles, contados desde la fecha en que el “Responsable” haya acusado de recibido la solicitud del “Titular” para ejercer sus derechos “ARCO”.

De acuerdo al artículo 26 de la Ley, el “Responsable” limitará el uso de los Datos Personales y los Datos Personales Sensibles a petición expresa del “Titular”, y no estará obligado a cancelar dichos datos cuando:

1. Se refiera a las partes de un contrato independientemente de la materia, tales como social o administrativo, y sean necesarios para su desarrollo y cumplimiento;
2. Deban ser tratados por disposición legal;
3. Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, alimentarias, la investigación y persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas;
4. Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del “Titular”;
5. Sean necesarios para realizar una acción en función del interés público;
6. Sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el “Titular”, o
7. Sean objeto de tratamiento para la prevención o el diagnóstico médico o la gestión de servicios de salud; siempre que dicho tratamiento se realice por un profesional de la salud sujeto a un deber de secreto.

IX. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

Aunque la información proporcionada por el “Titular” está protegida por las medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas mencionadas en este Aviso de Privacidad, el “Responsable” no garantiza la inexistencia de fallas o errores humanos o técnicos en las bases de datos y su contenido, ni que éstas se encuentren permanentemente actualizadas sin imprecisiones o inexactitudes, el “Responsable” llevará a cabo, siempre que no concurran causas que lo hagan imposible o de difícil ejecución, y tan pronto tenga noticias de dichos errores o falta de actualización en los contenidos, todas aquellas labores tendientes a subsanar dichos fallos.

X. COOKIES o WEB BEACONS:

Las Cookies son archivos de texto que son descargados automáticamente y almacenados en el disco duro del usuario al navegar en una página web específica, que permiten recordar al servidor de Internet, algunos datos sobre este usuario, entre ellos, sus preferencias para la visualización de las páginas en ese servidor, nombre y contraseña.

Por su parte las Web Beacons son imágenes insertadas en una página de Internet o correo electrónico, que pueden ser utilizadas para monitorear el comportamiento de un visitante, como almacenar información sobre la dirección IP del usuario, duración del tiempo de interacción en dicha página y el tipo de navegador utilizado, entre otros.

Le informamos que el “Responsable”, NO utiliza Cookies ni Web Beacons para obtener información personal del “Titular” ni realiza actividades de análisis de comportamiento en línea (“Perfileo”) de éste.

XI. MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD:

El “Responsable” podrá realizar cualquier modificación o actualización de la información contenida en el presente Aviso de Privacidad. En el caso de “Reclutas”, el “Responsable” entregará al “Titular” un “Aviso” actualizado a la fecha de inicio del proceso y le notificará cualquier actualización que modifique de manera sustancial el tratamiento, respecto al tratamiento originalmente informado.